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Microsoft 365グループ

　Microsoft 365グループは、チームでの共同作業を効率化するための共有基盤です。グループを作成すると、プロジェクトや部門単位で必要なリソースが自動的に用意され、メンバーはシームレスに情報を共有し、連携できるようになります。
　また、各サービスごとに個別にメンバーを管理する必要がなく、グループ単位で一元的に管理することで、共同作業の効率を高めることができます。　
　詳細は、Microsoft公式をご参照ください。

注意事項
主な機能と構成要素
作成方法と管理
有効期限について
効率的な活用方法について

注意事項

　OutlookでMicrosoft 365グループを運用する際の注意事項です。

申請不要
- 申請不要で自由に作成・削除が行えます。
  年に一度の利用継続申請はありません。
利用制限
- 教職員「@ynu.ac.jp]では、組織外ユーザーを追加できます。
  ※「@ynu.jp」をメンバーに追加する際は、組織外（外部）ユーザー扱いになります。
- 学生「@ynu.jp]では、組織外ユーザーを追加できません。
  ※「@ynu.ac.jp」も組織外（外部）ユーザー扱いになります。
メールアドレス命名規則
- アドレスに接頭辞が付きます。
  - @ynu.ac.jp…”ynugr-“
  - @ynu.jp…”ynugr-stu-“
- 組織内（テナント内）で重複しない限り、任意のアドレスを作成できます。

主な機能と構成要素

　Microsoft 365グループを作成すると、主に以下のようなリソースが利用できます。

メーリングリスト
- グループ内の連絡用メールアドレスとして。
カレンダー
- 会議や予定をグループ全体で管理。
SharePoint
- ファイル共有と共同編集用のドキュメントライブラリ。
Teams
- グループはMicrosoft Teamsのチームと連携（※「効率的な活用方法について」参照）もできます。
Planner
- タスク管理ツール。プロジェクトの進捗を視覚的に管理可能。

作成方法と管理

　Outlookからグループを作成する方法です。

グループの作成

Outlookを開き進めてください。

Outlookのメールを開き、左カラムの下部にある「グループへ移動」をクリック。
グループの「新しいグループ」または「新しいグループ」横の矢印（下向き）をクリックし、開いたウィンドウの「新しいグループ」を選択。
開いたウィンドウに希望の名前、メールアドレスを記入し、「編集」をクリック　※メールアドレスの命名規則はこちらを参照
プライバシー、言語、サブスクリプションを設定し、作成をクリック。
- メーリングリスト利用時：
  「メンバーはグループのすべての会話と…」にチェックは必須です。グループのアドレスにメッセージが送信された際にメンバーの受信トレイに転送されます。
メンバーを追加する場合は、入力し進めます。　※ 後から追加できます。
- 所有者が異動・退職される場合は、事前にグループの所有者権限を移管してください。所有者のアカウントが削除されるとグループを編集・削除できません。
グループ作成作業は完了です。

グループの編集、メンバーの追加・削除

※ 所有者のアカウントが削除されるとグループを編集・削除できません。

作成したグループにアクセスします。
※ メールが表示されていたら画像のように「グループに移動」をクリック。
該当グループを選択し、鉛筆マークをクリックすると編集画面が開きます。
各種設定やメンバーの追加・削除等、任意の編集を行えます。
情報を編集する
メンバーを編集する
1. 開いたウィンドウの「メンバー」をクリックするとメンバーの編集画面が表示されます。追加、削除を行えます。

【教職員】ynu.jp（組織外ユーザー）からメールを受け付ける

　ynu.jp（学生）や組織外ユーザーからグループへメールを受け付けるための設定です。

作成したグループにアクセスします。
※ メールが表示されていたら画像のように「グループに移動」をクリック。
該当グループを選択し、鉛筆マークをクリックすると編集画面が開きます。
開いたウィンドウ「グループを編集」の「外部メールの設定」の「組織外のユーザーにグループへのメール送信を許可する」をチェックし保存。
- 「ynu.jp」を追加する際の注意:
  学生（ynu.jp）は組織外（外部）ユーザー扱いになります。

グループを削除する

※ 所有者のアカウントが削除されるとグループを編集・削除できません。

作成したグループにアクセスします。
※ メールが表示されていたら画像のように「グループに移動」をクリック。
該当グループを選択し、鉛筆マークをクリックすると編集画面が開きます。
開いたウィンドウ下部の「グループを削除」をクリック。
「グループのコンテンツがすべて削除…」にチェックを入れ、「削除」をクリックすると削除できます。
※ 削除したグループ内のデータ等は、削除の30日後に完全に削除され、復元出来ません。理解したうえで削除してください。

有効期限について

　本学のMicrosoft 365グループ（SharePointサイト、Teamsのチームも含まれます）には有効期限があります。アクセス等が無く、チーム所有者により有効期限の更新が行われずに期限を過ぎた場合、グループ等は削除されます。
　つまり、継続して利用のある（アクセスのある）グループ等は、自動的に更新され、通知も届かず、継続的に利用できます。

有効期限
- 400日
  Microsoft 365グループ等の最終更新日が起点。
更新
- 自動更新
  アクティブに使用されているグループは、グループの有効期限が切れる約 35 日前に自動的に更新されます。この場合、所有者は更新通知を受け取りません。次のいずれかのアクションは、グループを自動的に更新します。
  - Teams：
    チャネルへのアクセス
    ※ チャネルへアクセスせず、チームの管理やメンバーの追加等を行った場合は更新の要件に該当しません。
  - SharePoint：
    ファイルの表示、編集、ダウンロード、アップロード等
  - Outlook：
    グループからメッセージの読み取り、書込み、「いいね」等
- 手動更新
  Teamsの「チームを管理」から更新可能。
  更新方法
  1. チームの所有者が「…」から「チームを管理」をクリック。（①、②）
  2. 上部の「設定」タブをクリック（③）。
  3. 「チームの有効期限」を開き、「今すぐ更新」をクリックして更新。
通知
- 有効期限30日、15日、1日前に所有者へメールで通知
削除された場合
- 所有者は、削除通知、またはMicrosoft 365グループの「削除済み」から期限内（削除されてから30日）ならば所有者自身で復元が行えます。

効率的な活用方法について

　以下の手順でMicrosoft 365グループ、Teamsのチームを作成することで効率的にグループを運用できます。

業務効率化　

OutlookからMicrosoft 365グループを作成後、グループに移動
該当のグループを選択し、「SharePointで開く」からSharePointへ移動
- グループを作成すると自動的にSharePointサイトが作成されます。
左下の「Microsft Teamsを追加」からTeamsと連携させます。
- SharePointサイトのサイト名は、グループの名前が反映されます。右上の「ギアマーク」＞「サイト情報」からも変更可能です。
「続ける」をクリック。
「Teamsを追加」をクリック。
Teamsに遷移するとTeamsにグループが作成されているのを確認できます。

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